Muitos pequenos e médios empresários já se depararam com o momento em que cogitaram implementar uma ferramenta para gerenciar os dados dos seus clientes e organizar suas vendas e acabaram voltando atrás, mesmo sabendo do potencial de um CRM para seus negócios.
Geralmente começam a pesquisar, se deparam com sistemas caros, cheios de funcionalidades e mensalidades que não cabem no orçamento e a ideia parece tão fora de alcance que muitos desistem antes mesmo de começar.
O que a maioria não sabe é que a ideia de que um CRM é “coisa de empresa grande” não precisa ser verdade. E que é justamente nas pequenas e médias empresas que um CRM pode fazer toda a diferença.
Na verdade, é preciso entender que, mais do que uma ferramenta específica, CRM é um processo de gestão. Com uma abordagem prática e ferramentas gratuitas ou de baixo custo, já é possível construir um pipeline eficiente, organizar contatos e melhorar sua relação com os clientes.
No artigo de hoje, eu quero te ajudar a quebrar essa ideia de que implantar um CRM é caro e mostrar como pequenas e médias empresas podem adotar estratégias simples e práticas para gerenciar seus clientes sem complicações.
Mas Por Que um CRM é Importante para PMEs
Principalmente em um cenário de tão grande concorrência, como onde atuam as pequenas e médias empresas, uma gestão eficiente dos dados dos clientes, dos prospects e do processo comercial é um diferencial que pode trazer mais crescimento ao negócio, ao mesmo tempo que evita a perda da fidelidade e a rotatividade.
São muitas as vantagens que um CRM pode trazer ao seu negócio. Vou citar algumas delas:
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Organização de Dados: Você sabe exatamente quem são seus clientes, o que eles compraram, o que procuram e quando foi a última vez que conversaram com sua equipe.
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Relacionamento Personalizado: Um cliente que sente que você se lembra dele (e das necessidades dele) volta mais vezes. Um CRM ajuda você a registrar e acessar essas informações com facilidade. Separe seus clientes em grupos com base no comportamento ou preferências (ex.: “Interessados em Produto X” ou “Clientes Inativos”). Isso permite enviar mensagens mais relevantes e direcionadas.
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Prioridade nas Vendas: Com dados bem organizados e uma jornada do cliente bem desenhada, você consegue saber quem está mais perto de fechar uma compra e foca seus esforços nesses leads. Use os dados do CRM para identificar leads mais engajados e concentre suas ações neles. Por exemplo, envie uma proposta personalizada para aquele cliente que abriu seu e-mail mais de uma vez ou apresente um pacote promocional de seu serviço para aquele que executou um conjunto de ações (abriu e-mail, visitou site, chamou consultor, recebeu orçamento, mas ainda não fechou negócio).
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Economia de Tempo e Recursos: Automatizar tarefas simples, como enviar um e-mail de follow-up ou agendar um lembrete de contato, libera sua equipe para se concentrar em fechar negócios. Configure alertas no CRM para lembrar sua equipe de entrar em contato em momentos estratégicos, como enviar uma proposta ou fazer um follow-up após uma visita. Isso mantém o cliente engajado e aumenta as chances de fechamento.
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Acompanhamento do Funil de Vendas: Você sabe exatamente em que etapa cada cliente está, com qual consultor, quais suas dúvidas e pode tomar ações para acelerar o fechamento de negócios. Visualize em que etapa cada cliente está na jornada e use isso para identificar gargalos. Se muitos leads estão parados na fase de “Negociação”, pode ser hora de revisar sua abordagem.
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Pós-Venda: Um CRM colabora na retenção do cliente ao permitir um atendimento mais personalizado e um acompanhamento pós-venda impecável, com o uso de suas informações de compras e pedidos anteriores.
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Profissionalizar o atendimento: um CRM permite a continuidade do discurso através de múltiplos canais de contato com o cliente e o compartilhamento efetivo de informação entre os times, facilitando a fluidez da jornada do cliente. Antes de falar com um cliente, consulte o CRM para saber o histórico dele com sua empresa. Isso evita perguntas genéricas como “do que você precisa?” e cria um atendimento muito mais eficiente.
CRM Não Precisa Ser Caro; Precisa Ser Inteligente
Não é necessário um sistema caro e sofisticado para atender a necessidade da maioria das PMEs. Com algumas ferramentas gratuitas e um pouco de disciplina, é possível organizar seus dados, estruturar um pipeline básico e criar um sistema eficiente para gerenciar clientes e vendas. A chave está em adotar uma solução que funcione para o tamanho e as necessidades do seu negócio hoje, deixando espaço para crescer no futuro.
Eu mesmo já precisei utilizar alternativas gratuitas ou open-source em empresas grandes, enquanto estas se adaptavam à cultura de um processo comercial com pipeline de vendas e queriam entender e estruturar seus processos antes de partir para alguma solução mais robusta.
Para ajudar você, separei algumas alternativas práticas que você pode implementar no seu negócio e também orientações para que possa botar em ação:
Planilhas Inteligentes como CRM Básico
Ferramenta: Google Forms e Google Sheets; Excel ou Mautic (Open Source)
Uma planilha inteligente pode ser a base de um sistema simples de CRM. Você pode integrá-la a um formulário do Google para facilitar a entrada dos dados. Na planilha, crie colunas para registrar informações essenciais, como nome, telefone, e-mail, status da negociação e próximas ações. Use cores e filtros para organizar os clientes por etapa do funil (ex.: “Interesse Inicial”, “Negociação”, “Fechamento”). Adicione formatação condicional para destacar os leads mais quentes ou as tarefas pendentes. Use cores para identificar em qual etapa do pipeline cada cliente está (prospect, negociação, fechamento). Assim, sua equipe sabe onde focar para fechar negócio. Se sua empresa tiver um desenvolvedor, você pode utilizar ferramentas open-source como o Mautic para gerar formulários ou landing pages para entrada dos leads, integrados com estas planilhas.
Aplicativos de Gestão Gratuitos para Montar Seu Pipeline
Esses aplicativos podem ser adaptados para gerenciar um pipeline de vendas. Crie quadros para cada etapa do processo (por exemplo, “Contato Inicial”, “Negociação”, “Fechamento”) e mova os cartões conforme os leads avançam no funil. No Trello, além dos quadros com as etapas, você pode adicionar como padrão checklists aos cartões com tarefas específicas, como “Enviar proposta” ou “Agendar reunião”, para garantir que nada seja esquecido pelo seu time. A ferramenta permite integração com GMail e com a Agenda do Google. A versão gratuita permite montar um time de 9 pessoas.
CRM Simples e Gratuitos
Ferramentas: HubSpot CRM (versão gratuita) ou Agendor (brasileiro)
Essas ferramentas oferecem funcionalidades essenciais, como registro de contatos, agenda de tarefas e acompanhamento do pipeline. A versão gratuita do HubSpot, por exemplo, permite gerenciar até 1 milhão de contatos e oferece integração com e-mail e telefone. O Agendor tem suporte em português e funcionalidades em sua versão gratuita que atendem bem às necessidades de uma empresa de pequeno ou médio porte.
Gestão de Clientes Atuais com Planilhas Inteligentes
Ferramenta: Google Forms e Google Sheets ou Excel
Considere manter uma planilha inteligente com os principais dados dos seus clientes, para relacionamento. Pode ser o nome completo ou nome de fantasia (se empresa); aniversário; endereço; dados de contato (celular e e-mail, pelo menos); informações sobre as compras feitas com você, categorias de produtos que costuma comprar; etc. Algumas ferramentas de gestão de PDV permitem exportar os dados a partir do sistema do caixa. Habitue-se a utilizar isso como fonte de informação (mandar felicitações no aniversário, convidar os clientes que compram mais para eventos especiais, etc). Um exemplo: uma loja de materiais de construção pode acompanhar a evolução da obra do cliente que a procurou na fase inicial e já se programar para lançar chamadas e ofertas a cada nova fase (impermeabilização, elétrica, hidráulica, etc).
Ferramentas de E-mail Para Automatizações
Ferramentas: Gmail com Extensões (Streak CRM) ou Zoho CRM (plano gratuito)
Com o Streak, você transforma seu Gmail em um CRM leve, organizando os e-mails em pipelines diretamente na sua caixa de entrada. Já o Zoho CRM oferece funcionalidades básicas de registro de clientes e pipeline.
Ferramentas na Nuvem Para Centralizar Informações
Ferramentas: Google Drive ou Notion
Use essas ferramentas para criar um espaço compartilhado onde a equipe possa acessar informações importantes, como dados de clientes, scripts de vendas ou materiais promocionais. Todo seu kit comercial pode estar disponível a todos o tempo todo.
O Último Desafio: o Cultural
Agora que você conheceu formas de implementar uma cultura de gestão de dados de prospects e clientes em sua empresa com alternativas de baixo custo, é importante atentar para uma questão muito importante e crucial para o sucesso de uma estratégia com CRM, a questão cultural.
Já vi estratégias bem planejadas se perderem pela resistência à tecnologia ou à mudança cultural exigida quando se adotam novos processos. Por este motivo, é muito importante atentar para a sensibilização de seu time quanto aos benefícios desta implementação e a importância de seu envolvimento e colaboração. Os usuários serão o motivo do sucesso ou insucesso de sua implementação.
Para tanto, mais do que identificar uma solução ou conjunto de ferramentas que atendam às necessidades, é importante mapear e simplificar os processos que serão acompanhados ou executamos no CRM, de forma a deixar seu uso simples e dentro da realidade do seu negócio, sem grandes modificações ou sofisticações desnecessárias. Ferramentas complexas podem desmotivar o uso e seu objetivo aqui é melhorar sua gestão e não complicar ainda mais.
Treine sua equipe em relação ao uso de dados com segurança e inteligência. Mesmo que utilize planilhas simples, mostre como acessar e atualizar as informações de maneira organizada. Eduque-os a registrar novas interações com os clientes assim que elas ocorrerem. O uso do sistema deve ser uma rotina. E para que se torne um hábito, precisa ter seu valor percebido pelo time.
Por fim, comece simples e depois escale. À medida que sua empresa cresce, você pode migrar para ferramentas mais avançadas, aproveitando a base organizada que já criou. Ferramentas mais robustas gerenciam maiores quantidades de dados e tendem a concentrar diversas funções, evitando a necessidade de manter ferramentas isoladas para a gestão do CRM.
Espero que este artigo tenha te ajudado e que permita evoluir seu negócio para uma próxima fase. Até o próximo artigo!
E você, como está gerenciando os dados dos seus clientes hoje? Já experimentou alguma dessas ferramentas? Compartilhe suas ideias e vamos trocar experiências!
